10 lỗi email phổ biến cần tránh bằng mọi giá

Với sự tiến bộ không ngừng của công nghệ và AI, phương thức giao tiếp của chúng ta luôn thay đổi. Từ tin nhắn trực tiếp đến tin nhắn, các kênh chúng tôi sử dụng không ngừng mở rộng. Tuy nhiên, một trong những cách đáng tin cậy và hiệu quả nhất để giữ liên lạc, cho cả mục đích cá nhân và nghề nghiệp, là email.

Việc chúng ta sử dụng email cho các vấn đề liên quan đến công việc và đưa chúng vào chiến lược tiếp thị của mình sẽ biến mỗi sai lầm mà chúng ta có thể mắc phải trở thành một sai lầm nghiêm trọng. Vì lý do đó, chúng tôi cho rằng điều quan trọng là phải chia sẻ danh sách 10 lỗi email hàng đầu mà bạn phải tránh. Hãy ghi nhớ danh sách này khi viết bản tin email tiếp theo của bạn và việc tạo một email không có lỗi sẽ dễ dàng như học cách tạo một trang web.

1. Quên file đính kèm

Cực kỳ phổ biến, luôn gây bối rối và khi đo lường theo thang sai sót tiêu cực của chúng tôi, lỗi này thiếu bất kỳ khía cạnh độc đáo nào. Thật may mắn cho tất cả chúng ta, nhiều dịch vụ email đã triển khai tính năng nhắc nhở tệp đính kèm bị lãng quên được tích hợp sẵn, tính năng này sẽ quét văn bản của bạn để tìm các cụm từ như “Tôi đã đính kèm”, “tệp đính kèm”, v.v. Nếu email có một trong những cụm từ này bị xóa sắp được gửi mà không có tệp đính kèm, một thông báo bật lên sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn xác nhận rằng quyết định của bạn là cuối cùng. Nhưng đừng chỉ tin tưởng vào thuật toán này để thực hiện công việc bẩn thỉu của bạn. Bắt đầu đính kèm các tập tin của bạn trước khi viết tin nhắn, dán một tờ ghi chú lên màn hình với từ “Đính kèm!” hoặc lên lịch cho mình một lời nhắc nhở. Ồ, và đừng cố gắng phục hồi bằng một trò đùa ngớ ngẩn, nhàm chán khi gửi email thứ hai mang theo tập tin.

2. Gửi nhầm người nhận

Không có gì khuấy động bầu không khí văn phòng tốt hơn một email được gửi sai địa chỉ. Loại sai lầm này có phạm vi kết quả rộng nhất. Hãy tự đọc kỹ danh sách người nhận và cân nhắc thêm tính năng “Hoàn tác gửi”, nếu có trong dịch vụ email của bạn.

Đồng thời, hãy luôn đảm bảo rằng bạn đánh vần đúng tên người nhận dự định của mình. Không có hành vi sai trái nào tệ hơn việc viết sai chính tả tên của ai đó.

3. Chọn dòng chủ đề tồi

Một số email yêu cầu dòng chủ đề email cụ thể. Ví dụ: khi bạn đang nộp đơn xin việc hoặc yêu cầu người đọc thực hiện hành động. Dù thế nào đi nữa, bạn nên giữ những dòng chủ đề liên quan đến nội dung của email, cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về những gì sắp xảy ra trong văn bản. Nếu bạn có thể diễn đạt nó theo cách dễ nhớ sẽ khiến người nhận mở email – thậm chí còn tốt hơn. Đừng đổ quá nhiều biểu tượng cảm xúc, đừng la mắng người nhận bằng cách viết hoa toàn bộ và đừng khiến nó trở nên quá nhàm chán. Dòng chủ đề mạnh mẽ là một phần hiệu quả và quan trọng của các chiến dịch tiếp thị qua email và đáng được chú ý.

4. Viết sai giọng điệu

Trả lời tin nhắn được gửi bởi một đồng nghiệp thân thiện bằng giọng điệu trang trọng có thể là điều kỳ lạ. Mặt khác, việc trả lời sếp của sếp bằng tin nhắn “được rồi m8” có thể sẽ không mang lại cho bạn cơ hội thăng tiến như mong muốn. Bạn không biết cách viết thư cho cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng như thế nào cho phù hợp? Hãy xem qua các chuỗi email dài được gửi cho bạn và cố gắng tìm hiểu thái độ tốt nhất để áp dụng. Ngoài ra, bạn chỉ có thể hỏi những đồng nghiệp mà bạn tin tưởng và đánh giá cao về ý kiến ​​của họ về văn bản của bạn.

Tips: Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang tìm hiểu về tiếp thị qua email là gì và cách sử dụng nó tốt nhất.

5. Gửi vào thời điểm xấu

Thời gian gửi email là toàn bộ triết lý. Cho dù bạn đang gửi email nội bộ công ty, thông tin liên lạc tới khách hàng, bản tin hàng tuần hay một thông báo quan trọng, thời gian là tất cả. Trên thực tế, một số người cho rằng thậm chí còn có những ngày cụ thể trong tuần để gửi email khi mọi người có nhiều khả năng phản hồi hơn hoặc tốt hơn là chưa mua hàng. Nếu bạn làm việc cho một công ty toàn cầu, bạn cũng cần cân nhắc khi đồng nghiệp của bạn có thể đọc các email tiềm năng.

Hãy thử sử dụng tính năng tự động hóa email nếu bạn đang gửi các chiến dịch tiếp thị - nó giúp bạn loại bỏ phỏng đoán về thời gian gửi email.

6. Trả lời tất cả (mọi lúc)

Bạn vừa nhận được email từ CEO của công ty bạn, chúc mừng năm mới toàn thể nhân viên? Bạn cảm thấy muốn nói lời cảm ơn? Cách tốt nhất là không tham gia, nhưng trong trường hợp bạn nhất quyết muốn trả lời, đừng chọn “trả lời tất cả”. Một email được gửi đến toàn bộ công ty là một ví dụ điển hình, nhưng ngay cả khi có ít người tham gia hơn thì việc trả lời một chuỗi email có nhiều người nhận là điều không nên. Trừ khi có nhu cầu rõ ràng đối với tất cả những người tham gia vào nội dung bạn sắp gửi, vui lòng dành cho đồng nghiệp của bạn một câu nói tầm thường “Cảm ơn!”, “Đã hiểu rồi!” hoặc “Tuyệt vời!” Những loại tin nhắn này thường thúc đẩy nhiều người phản hồi hơn và tạo ra một chuỗi bình luận khủng khiếp theo kiểu Facebook.

7. Bỏ bê chữ ký của bạn

Chữ ký email, đặc biệt là chữ ký email doanh nghiệp, thường bao gồm tên đầy đủ, chức danh, thông tin liên hệ của bạn và nếu có liên quan – liên kết đến trang web cá nhân hoặc bất kỳ trang hồ sơ truyền thông xã hội nào khác.

Đây là cách nhanh chóng và hiệu quả để chia sẻ tất cả thông tin này với khách hàng hoặc đối tác tiềm năng. Hãy nghĩ về nó giống như một tấm danh thiếp ảo.

8. Làm việc với quá nhiều phông chữ (xấu)

Sử dụng phông chữ thông thường, thông thường là khá cơ bản khi soạn email. Bạn có thể biết rằng việc phát cuồng với các phông chữ và màu sắc khác nhau không phải là cách tốt nhất để tạo ấn tượng tốt. Tuy nhiên, nhiều người gửi email có kinh nghiệm không nhận ra thủ phạm lén lút hơn. Trong khi sao chép văn bản từ các nguồn khác, văn bản mới được dán có thể mang đến một số “phong cách thiết kế” mới; cỡ chữ lớn hơn một chút, màu sáng hơn, phần nền nổi bật gần như trong suốt. Điều này trở nên tồi tệ hơn khi kiểu dáng mới vẫn giữ nguyên cho phần còn lại của văn bản được viết sau phần được sao chép. Để đảm bảo vẻ ngoài chuyên nghiệp, hãy chọn phong cách của bạn và đảm bảo bạn gắn bó với nó. Điều này cũng đúng khi bạn đang sử dụng trình tạo trang web để tạo trang web; đảm bảo phông chữ của bạn luôn nhất quán xuyên suốt.

9. Bắt đầu với Người có thể quan tâm

Mặc dù có thể có những trường hợp lời chào trang trọng này phù hợp với yêu cầu, nhưng việc tìm kiếm một lời chào phù hợp hơn sẽ mang tính cá nhân hóa và phù hợp hơn nhiều. Tùy thuộc vào ngữ cảnh, kiểu mở đầu này nhấn mạnh mức độ đầu tư của bạn vào việc tìm ra ai là người nhận email. Trừ khi họ nhận thấy logo của công ty luật phía trên văn bản, hầu hết người nhận sẽ nhanh chóng chuyển sang email tiếp theo trong hộp thư đến của họ.

10. Không xem xét lại

Nhấp vào “Gửi” trên email bạn đã hoàn thiện trong 3 ngày là một khoảnh khắc đặc biệt. Đừng để nó làm lu mờ khả năng phán đoán của bạn và biến bạn thành một trong những vận động viên bắt đầu ăn mừng chiến thắng của họ vài bước trước khi về đích, và cuối cùng vấp ngã và thua cuộc. Từ từ đầu tiên bạn viết, hãy đảm bảo tuân theo các yêu cầu được cung cấp bởi trình kiểm tra chính tả tích hợp, tiện ích mở rộng trình duyệt Grammarly hoặc bất kỳ trình kiểm tra chính tả nào khác mà bạn thích. Ngoài ra, hãy dành một hoặc hai phút để xem lại toàn bộ nội dung, loại bỏ mọi lỗi đánh máy, lỗi ngữ pháp và bất kỳ lỗi viết lại nào còn sót lại. Và nếu bạn đã tham khảo ý kiến ​​của bạn bè và đồng nghiệp, đừng để lại câu hỏi “Vậy đây là phiên bản cuối cùng của tôi, bạn nghĩ sao?” ở đầu văn bản.